Domicile légal d'une société suisse : siège, domicile et registre du commerce

Quand on cherche le domicile légal d'une société suisse, on tombe vite sur deux mots que l'usage courant confond : le siège et le domicile. Le droit du registre du commerce les distingue nettement, et cette distinction explique la plupart des refus d'inscription et des demandes de pièces complémentaires. Ce guide présente ce que l'Ordonnance sur le registre du commerce (ORC) prévoit, à quoi sert chaque notion et dans quels cas une adresse tenue par un tiers est acceptée.

Siège et domicile : deux notions distinctes

L'ORC (art. 117 al. 1) précise que le siège est indiqué par le nom de la commune politique. Pour une société établie à Genève, le siège est donc « Genève », « Carouge » ou « Vernier », pas une rue.

Le domicile, lui, est une adresse complète : rue, numéro, NPA et localité, à laquelle l'entité peut être jointe à son siège (art. 117 al. 2). Le texte admet deux cas de figure : l'adresse de l'entité elle-même, ou celle d'un tiers, qualifiée d'adresse de domiciliation.

Cette différence a des conséquences pratiques. Le siège détermine l'office du registre du commerce compétent, et c'est autour de lui que s'organisent la fiscalité cantonale et la compétence des autorités. Pour la fiscalité, voyez la page sur les impôts au lieu du siège, car la réponse dépend du canton et de la situation de chaque société.

Que veut dire « atteignable » ?

La notion centrale est celle d'une adresse à laquelle la société peut être jointe. Le registre ne demande pas que les associés y travaillent chaque jour. Il veut qu'un courrier, un acte de procédure ou une notification puisse y parvenir et être remis à une personne identifiable.

C'est pour cela qu'une simple indication « c/o » n'est pas anodine : elle signale que l'adresse appartient à quelqu'un d'autre. Le sens de cette mention est expliqué dans la page consacrée à l'adresse c/o.

Adresse propre ou adresse de domiciliation

Une adresse propre

La société peut utiliser un local qu'elle occupe : un bureau loué, un atelier, voire le logement d'un associé. Cette dernière option soulève des questions de bail, de règlement de copropriété et de destination des locaux. Elle est détaillée dans la page sur le fait de domicilier chez soi. Si vous hésitez entre un local et une adresse mise à disposition, la comparaison entre bureau loué et domiciliation donne les critères habituels.

Une adresse de domiciliation

Lorsque la société ne dispose que d'une adresse de domiciliation comme domicile, l'ORC exige qu'une déclaration du domiciliataire soit jointe à la réquisition d'inscription (art. 117 al. 3). Pour la SA, cette pièce figure expressément parmi celles exigées à l'art. 43 al. 1 let. g. Le contenu de cette déclaration et la manière de la remplir sont traités dans la page déclaration du domiciliataire.

Il faut distinguer cette solution d'autres formules qui ne fournissent pas forcément un domicile utilisable. Un bureau virtuel ou un espace de coworking ne répond pas toujours aux exigences du registre ; voyez à ce sujet le bureau virtuel à Genève et la comparaison coworking ou domiciliation.

Ce que fait le registre en cas de doute

L'office du registre du commerce ne se contente pas toujours de ce que la société annonce. Selon l'art. 117 al. 4 ORC, lorsque les circonstances laissent penser que le domicile annoncé n'est en réalité qu'une adresse de domiciliation non déclarée comme telle, l'office somme l'entité de produire :

• soit la déclaration du domiciliataire ;
• soit les pièces justifiant une adresse propre, comme un bail ou un extrait du registre foncier.

Cette sommation est un signal que le dossier est examiné de près. Elle touche souvent des sociétés dont l'adresse correspond à un immeuble où plusieurs raisons sociales sont déjà inscrites, ou à une boîte aux lettres sans aucune présence. Le sujet voisin de la domiciliation de complaisance décrit les risques qui s'y attachent, notamment lorsque l'adresse n'est qu'une façade.

Les adresses supplémentaires

L'entité peut demander l'inscription d'autres adresses en Suisse, en plus du siège et du domicile (art. 117 al. 5) : une adresse de liquidation ou une case postale, par exemple. Elles ne remplacent pas le domicile. Elles complètent les moyens de joindre la société.

Les chiffres à retenir

Le registre prélève des émoluments pour l'inscription d'un domicile ou d'une adresse supplémentaire. L'ordonnance fédérale sur les émoluments fixe le montant pour une société de capitaux ; les autres frais (notaire, légalisation, tarifs cantonaux) varient selon le cas.

Changer de domicile ou de siège

Un changement d'adresse dans la même commune modifie le domicile mais pas le siège ; il s'inscrit comme une modification ordinaire. Un transfert de siège touche la commune, voire le canton, et suit une procédure plus lourde.

Lorsque l'entité transfère son siège dans un autre arrondissement de registre, elle doit requérir son inscription au nouveau siège. L'office du nouveau siège est compétent. Il informe l'office de l'ancien siège, qui radie sans nouvel examen, et les deux inscriptions sont faites le même jour (art. 123 al. 1 et 3 ; art. 124 al. 1 et 2).

Pour une personne morale, les pièces comprennent la décision de modification des statuts et un exemplaire attesté conforme des nouveaux statuts si ceux-ci doivent être modifiés, ainsi que les signatures légalisées des requérants (art. 123 al. 2). Pour une Sàrl, la décision de l'assemblée des associés requiert au moins deux tiers des voix représentées et la majorité absolue du capital social pour lequel le droit de vote peut être exercé (CO, art. 808b al. 1 ch. 10).

Selon la situation, la démarche relève de pages distinctes : le transfert de siège en général, le transfert à Genève, le transfert intercantonal ou encore l'arrivée d'une société depuis l'étranger.

Cas particuliers

Une succursale

L'inscription d'une succursale mentionne le fait qu'il s'agit d'une succursale, son siège et son domicile, son but et les personnes habilitées à la représenter (art. 110 al. 1 ; art. 114 al. 1). La succursale a donc son propre siège et son propre domicile, distincts de ceux de la société principale ; la page siège et succursale en détaille les effets.

Un dirigeant ou une société venus de l'étranger

La question du domicile se pose autrement pour une société étrangère ou pour des associés non résidents : l'adresse doit rester une adresse réelle en Suisse, et d'autres règles (identification, présence de représentants) peuvent s'ajouter. Voir société étrangère en Suisse et non-résidents.

Liste de contrôle avant le dépôt

• Identifier la commune politique qui sera le siège
• Choisir l'adresse exacte : rue, numéro, NPA, localité
• Vérifier que la société peut y recevoir du courrier et des actes
• Si l'adresse appartient à un tiers, obtenir la déclaration du domiciliataire
• Si l'adresse est propre, rassembler le bail ou un extrait du registre foncier
• Contrôler la cohérence entre statuts et adresse annoncée

Pour une vue d'ensemble des étapes, la checklist de domiciliation reprend ces points dans un ordre pratique.