Substance d'une société suisse : de quoi s'agit-il ?

La substance d'une société suisse n'est pas une notion que le Code des obligations définirait en une phrase. C'est un faisceau d'indices que les autorités, les banques et les partenaires commerciaux observent pour savoir si une entreprise vit réellement en Suisse ou si elle n'y possède qu'une adresse. Cette page explique ce que l'on regarde, qui s'y intéresse et pourquoi la réponse varie selon la situation.

Que signifie la substance pour une société suisse ?

On parle de substance lorsqu'une entité exerce effectivement, sur place, ce qui fait son activité : des personnes y travaillent ou y décident, des moyens y sont engagés, des contrats y sont conclus et exécutés. À l'inverse, une structure dite « boîte aux lettres » n'a qu'une inscription et une adresse, sans vie économique derrière.

Il faut distinguer deux niveaux :

• le siège inscrit, c'est-à-dire l'adresse que le domicile légal de la société fixe au registre du commerce ;
• la réalité de l'exploitation, qui se constate dans les faits : où se prennent les décisions, où se trouvent les dirigeants, où se déroule le travail.

Le premier est une exigence formelle, le second une question d'appréciation. Une domiciliation sérieuse répond à la première ; elle ne prétend jamais répondre à la seconde à la place de l'entreprise. Pour le rôle exact d'un domiciliataire, voyez la page sur la domiciliation d'entreprise.

Qui s'intéresse à la substance, et pourquoi ?

Plusieurs acteurs examinent la réalité d'une entreprise, chacun avec son angle.

Aucune de ces vérifications ne repose sur un chiffre universel. Elles s'apprécient au cas par cas, et la réponse dépend de la forme juridique, du secteur, du canton et de la fiscalité applicable : c'est un point à faire analyser par un conseiller.

Les indices que l'on examine

Il n'existe pas de liste officielle unique, mais les mêmes éléments reviennent dans la pratique.

Les personnes

Qui dirige la société, et où ces personnes vivent-elles ou travaillent-elles ? Un administrateur ou un gérant présent en Suisse, qui prend réellement les décisions, pèse davantage qu'un mandataire qui signe sans connaître l'entreprise. L'identification de ces personnes fait d'ailleurs partie des vérifications décrites à la page KYC et domiciliation.

L'activité

L'entreprise facture-t-elle des clients, emploie-t-elle du personnel, engage-t-elle des dépenses de fonctionnement ? Une société qui n'a ni clients, ni charges, ni activité documentée éveille naturellement des questions.

Les moyens matériels

Un lieu où l'on peut joindre la société, recevoir du courrier et, selon l'activité, travailler. Ce lieu peut prendre des formes très différentes : bureau loué, espace partagé, local à domicile ou adresse de domiciliation. Le comparatif des solutions aide à distinguer ces options.

La documentation

Comptabilité tenue en Suisse, procès-verbaux, contrats, correspondance : la trace écrite de la vie de l'entreprise. C'est souvent elle qui permet de convaincre une autorité ou une banque.

Adresse de domiciliation et substance : ce qu'elle apporte et ce qu'elle ne remplace pas

Une adresse de domiciliation répond à un besoin réel : disposer d'un siège inscrit, recevoir le courrier officiel, être joignable. Pour une entreprise dont les dirigeants travaillent depuis leur propre lieu de résidence, ou dont l'activité est mobile, c'est une solution courante et légale.

Elle ne crée en revanche aucune substance par elle-même. Si les dirigeants, les décisions et l'activité sont ailleurs, l'adresse seule ne prouve rien. Et si elle est utilisée dans le seul but de donner une apparence, on entre dans le terrain de la domiciliation de complaisance, qui expose la société et ses dirigeants à des difficultés. De même, une boîte aux lettres ou une enseigne ne démontrent pas à elles seules qu'une activité existe.

Dans le cadre d'une domiciliation avec suivi administratif, l'accompagnement porte sur la gestion de l'adresse et du courrier ; l'organisation réelle de l'entreprise reste de la responsabilité de ses dirigeants.

Auto-évaluation rapide

Cet arbre ne remplace pas une analyse individuelle : il sert à repérer les points à examiner.

Sociétés étrangères et non-résidents : une attention renforcée

Lorsque les associés ou les dirigeants vivent à l'étranger, la question de la substance se pose avec plus d'acuité, sur le plan fiscal comme bancaire. Les pages sur la société étrangère en Suisse et sur les non-résidents détaillent ces cas.

Le volet du droit des étrangers

Un étranger qui souhaite exercer une activité lucrative indépendante en Suisse doit remplir des conditions cumulatives, posées à l'art. 19 de la loi fédérale sur les étrangers et l'intégration (LEI) : son admission doit servir les intérêts économiques du pays, les conditions financières et d'exploitation doivent être remplies, il doit disposer d'une source de revenus suffisante et autonome, et les conditions des art. 20 et 23 à 25 LEI doivent être respectées. Cela fait quatre conditions cumulatives. Pour les ressortissants UE/AELE, la LEI ne s'applique que dans la mesure où l'accord sur la libre circulation (ALCP) et l'accord AELE n'en disposent pas autrement, ou si la LEI prévoit des dispositions plus favorables (art. 2 al. 2 et 3).

Dans le cas d'un ressortissant UE/AELE qui entre en Suisse pour travailler comme indépendant, l'autorisation de séjour B UE/AELE est valable cinq ans, à condition qu'il apporte la preuve qu'il y exerce effectivement une activité lucrative indépendante. Ici, la réalité de l'activité n'est donc pas une option : elle conditionne le titre de séjour.

Les frontaliers

Le permis G s'adresse à celles et ceux qui travaillent en Suisse tout en gardant leur résidence à l'étranger. Pour les ressortissants hors UE/AELE, la LEI prévoit que le titulaire doit regagner au moins une fois par semaine son lieu de résidence à l'étranger (art. 35 al. 1 et 2). Pour les frontaliers UE/AELE, salariés ou indépendants, le retour se fait en principe chaque jour, ou au moins une fois par semaine, à la résidence principale ; le permis G UE/AELE est valable cinq ans et il n'existe plus de zones frontalières pour eux. Ces règles montrent que le lien avec la Suisse se mesure aussi par la présence effective de la personne.

Succursale d'une entreprise étrangère : une autre manière d'être présent

Une entreprise dont le siège est à l'étranger peut s'implanter par une succursale. La page siège et succursale en explique la différence. Les points de droit à retenir sont les suivants :

• les succursales sont inscrites au registre du commerce du lieu où elles se trouvent (art. 931 al. 2 CO) ;
• la réquisition d'inscription est accompagnée notamment d'un extrait actuel attesté conforme du registre du commerce du siège principal (ou d'une pièce officielle équivalente), d'un exemplaire attesté conforme des statuts et du procès-verbal de création de la succursale et de désignation des personnes habilitées à la représenter (art. 113 al. 1 ORC) ;
• l'inscription mentionne le fait qu'il s'agit d'une succursale, son siège et son domicile, son but et les personnes habilitées à la représenter (art. 110 al. 1 et art. 114 al. 1 ORC) ;
• la raison de commerce doit être la même que celle de l'établissement principal, une adjonction spéciale restant possible ; si le siège est à l'étranger, elle indique en outre le siège de l'établissement principal, celui de la succursale et sa qualité de succursale (art. 952 al. 1 et 2 CO).

Lorsqu'une succursale n'est plus exploitée, sa radiation doit être requise ; l'office informe les autorités fiscales fédérale et cantonale et ne radie qu'après leur approbation (art. 115 al. 1 et 2 ORC). Autrement dit, l'inscription n'est pas un simple décor : l'abandon de l'exploitation doit être déclaré.

Comment renforcer sa substance de manière réaliste

Quelques pistes, à adapter à chaque entreprise :

• Tenir une comptabilité accessible depuis la Suisse
• Documenter les décisions des organes (procès-verbaux, résolutions)
• Désigner des dirigeants effectivement impliqués et joignables
• Conserver les contrats et la correspondance de l'activité
• Vérifier que l'adresse reçoit et traite bien le courrier officiel
• Faire examiner l'incidence fiscale du lieu de direction, en lien avec l'imposition au lieu du siège

Ces gestes ne constituent pas une garantie de reconnaissance par une autorité : ils améliorent la qualité du dossier.