KYC et domiciliation : identification de l'ayant droit économique

Le KYC domiciliation (de l'anglais « know your customer », connaître son client) désigne les vérifications qu'un domiciliataire mène avant de mettre une adresse à disposition d'une société. Au cœur de cette démarche se trouve l'identification de l'ayant droit économique : la personne physique qui, en dernier ressort, contrôle la société ou en tire le bénéfice. Cette page explique pourquoi ces contrôles existent, ce qu'on vous demandera en pratique et en quoi ils se distinguent des exigences du registre du commerce.

Pourquoi un domiciliataire vous pose des questions

Une adresse de domiciliation n'est pas un simple service de courrier. Le domiciliataire donne à la société un point de rattachement officiel, celui auquel elle « peut être jointe à son siège », selon l'Ordonnance sur le registre du commerce (ORC, art. 117 al. 2). Il engage ainsi sa propre responsabilité : une adresse prêtée à une société fictive ou à des fins douteuses l'expose à des risques juridiques et réputationnels.

Deux logiques se superposent :

• la prudence commerciale : le prestataire veut savoir à qui il loue une adresse, avec quel but et quel mode de fonctionnement ;
• la lutte contre le blanchiment d'argent : selon l'activité exercée et la nature des services rendus, un prestataire peut tomber sous la loi sur le blanchiment d'argent (LBA), qui impose d'identifier le cocontractant et l'ayant droit économique.

Savoir si un domiciliataire donné est soumis à la LBA dépend de son activité réelle (simple mise à disposition d'une adresse, ou services de société plus étendus comme la gestion de comptes ou l'exercice de mandats). C'est une question à poser directement au prestataire, ou à faire examiner par un conseiller.

Ce que veut dire « ayant droit économique »

L'ayant droit économique n'est pas forcément la personne inscrite au registre du commerce. Une Sàrl peut avoir des associés inscrits tout en étant, dans les faits, contrôlée par quelqu'un d'autre : un fiduciaire, un parent, un investisseur étranger. Le KYC cherche à remonter jusqu'à la personne physique réelle.

Cette distinction explique une surprise fréquente : une structure peut être parfaitement inscrite au registre du commerce et pourtant devoir fournir des informations supplémentaires à son domiciliataire. Le registre vérifie la conformité formelle de l'inscription ; le KYC porte sur la réalité économique de la relation.

Les pièces habituellement demandées

Les exigences varient d'un prestataire à l'autre, mais le dossier de départ ressemble en général à ceci.

Pour la société

• un extrait récent du registre du commerce, ou, pour une société en cours de constitution, les statuts et l'acte constitutif ;
• la liste des personnes qui la représentent et leur pouvoir de signature ;
• une description de l'activité prévue et de la clientèle visée ;
• l'organigramme de détention lorsque la société appartient à une autre société.

Pour les personnes physiques

• une pièce d'identité officielle en cours de validité de chaque représentant et de chaque ayant droit économique ;
• un justificatif de domicile récent, selon les cas ;
• pour une personne qui ne réside pas en Suisse, des informations sur son pays de résidence et, parfois, sur l'origine des fonds. Cette situation est détaillée dans la page sur la domiciliation pour un non-résident.

Pour la relation d'affaires

• le but de la domiciliation (siège administratif, point de contact, activité effectivement exercée ailleurs) ;
• l'identité de la personne qui récupère le courrier et signe les documents ;
• l'engagement d'informer le domiciliataire de tout changement de structure ou d'actionnariat.

Ce que le registre du commerce exige, de son côté

Il ne faut pas confondre les contrôles du domiciliataire avec ceux de l'office du registre du commerce. Ce dernier applique l'ORC et ne mène pas d'enquête sur l'ayant droit économique. Ses règles portent sur l'adresse :

• l'ORC définit le domicile comme l'adresse (rue, numéro, NPA, localité) à laquelle l'entité peut être jointe à son siège ; il peut s'agir de l'adresse de l'entité ou de celle d'un tiers, c'est-à-dire une adresse de domiciliation (art. 117 al. 2) ;
• lorsque la société ne dispose que d'une adresse de domiciliation, une déclaration du domiciliataire doit être jointe à la réquisition d'inscription (art. 117 al. 3) ; la page consacrée à la déclaration du domiciliataire en détaille le contenu ;
• si les circonstances laissent penser que l'adresse annoncée n'est en réalité qu'une adresse de domiciliation non déclarée comme telle, l'office somme l'entité de produire cette déclaration ou les pièces justifiant une adresse propre, comme un bail ou un extrait du registre foncier (art. 117 al. 4).

Autrement dit, la déclaration du domiciliataire atteste que l'adresse est bien mise à disposition. Elle ne remplace pas le KYC : le domiciliataire ne signe une telle déclaration qu'à des conditions qu'il fixe lui-même, dont l'identification de son client.

KYC et risque de domiciliation de complaisance

Un domiciliataire sérieux refuse certains dossiers. Parmi les signaux qui conduisent à un refus ou à des questions complémentaires :

• une activité décrite de façon floue, sans lien perceptible avec la Suisse ;
• une structure de détention en cascade, sans explication économique ;
• une réticence à communiquer l'identité de la personne qui contrôle réellement la société ;
• l'absence totale de présence ou de décision en Suisse.

Ces éléments recoupent les enjeux de la domiciliation de complaisance et de la substance économique. Une société qui n'a que son adresse en Suisse, sans personne ni activité sur place, s'expose à des difficultés avec les autorités comme avec les banques. Lisez aussi la page sur la société étrangère en Suisse si votre structure est contrôlée depuis l'étranger.

Déroulement type d'un processus KYC

Le délai dépend de la qualité du dossier : des documents complets et cohérents raccourcissent nettement les échanges. Un dossier qui oblige à multiplier les demandes de précisions les allonge.

Vos obligations après la signature

Le KYC ne s'arrête pas à l'entrée en relation. Le domiciliataire peut vous demander de lui signaler :

• un changement de gérant, d'administrateur ou d'associé ;
• un changement de l'ayant droit économique, notamment après une cession de parts ou d'actions ;
• une modification de l'activité réelle de la société ;
• un transfert de siège, qui met fin à la domiciliation en cours.

Une société qui change de domiciliataire doit aussi prévoir un nouveau dossier chez le suivant : la procédure est présentée dans choisir un domiciliataire. Pour s'organiser, la checklist de domiciliation rassemble les pièces à préparer.

Comparer avec les autres solutions

Le niveau de contrôle n'est pas le même selon la solution retenue. Un bureau virtuel ou un espace de coworking peuvent demander moins d'éléments si aucune adresse officielle de siège n'est fournie ; une domiciliation destinée au registre du commerce appelle un dossier plus complet. Le comparateur de solutions met ces options côte à côte.