Glossaire du siège social en Suisse et à Genève

Ce glossaire du siège social réunit le vocabulaire que l'on rencontre dès qu'il faut choisir, déclarer ou déplacer le siège d'une entreprise en Suisse. Les termes sont classés par ordre alphabétique et définis de façon générale : la réponse exacte dépend toujours du canton, de la forme juridique et de l'activité, et mérite l'analyse d'un conseiller.

A

Adresse de domiciliation

Adresse d'un tiers à laquelle une entité peut être jointe, lorsqu'elle ne dispose pas de locaux propres. L'ordonnance sur le registre du commerce admet expressément qu'un domicile puisse être l'adresse de l'entité ou celle d'un tiers. Voir la définition de la domiciliation d'entreprise.

Assemblée des associés

Organe suprême de la Sàrl. C'est elle qui décide notamment du transfert du siège, à une majorité qualifiée prévue par le Code des obligations : au moins deux tiers des voix représentées et la majorité absolue du capital social pour lequel le droit de vote peut être exercé.

Assemblée générale

Organe suprême de la SA, réunissant les actionnaires. Elle modifie les statuts, y compris lorsque le siège change de commune.

Ayant droit économique

Personne physique qui, en dernier ressort, contrôle ou bénéficie d'une société. Les prestataires soumis aux règles de lutte contre le blanchiment doivent l'identifier avant de conclure une relation d'affaires.

AVS

Assurance-vieillesse et survivants, premier pilier des assurances sociales. Les employeurs ayant un établissement stable en Suisse sont tenus de verser des cotisations à une caisse de compensation.

B

Bail

Contrat par lequel un propriétaire met des locaux à disposition d'un locataire. Il peut servir de pièce justificative d'une adresse propre lorsque le registre du commerce demande de prouver que le domicile annoncé n'est pas une simple adresse de domiciliation.

Boîte aux lettres

Dispositif de réception du courrier à l'adresse de l'entreprise. Son existence et sa relève régulière conditionnent la capacité de la société à être jointe. Le sujet est détaillé sur la page consacrée à la boîte aux lettres et à l'enseigne.

Bureau virtuel

Service qui associe une adresse, la gestion du courrier et parfois des prestations de secrétariat, sans poste de travail attribué. Il se distingue de la domiciliation simple par l'étendue des services. Comparaison sur la page bureau virtuel à Genève.

C

c/o

Abréviation de l'anglais « care of », « aux bons soins de ». Elle indique que l'entreprise reçoit son courrier chez un tiers. Les effets de cette mention sont expliqués avec l'adresse c/o.

Capital social

Montant apporté par les fondateurs au moment de la constitution d'une SA ou d'une Sàrl. Il figure au registre du commerce et son niveau minimal est fixé par la loi.

Case postale

Adresse postale supplémentaire que l'entité peut faire inscrire au registre du commerce, en plus du siège et du domicile. Elle ne remplace pas le domicile.

Commune politique

Collectivité dont le nom est inscrit comme siège de l'entité au registre du commerce. Le siège se désigne ainsi par une commune, et non par une rue.

Coworking

Espace de travail partagé, loué à la place ou au poste. Certains espaces proposent aussi une adresse commerciale, mais la formule reste distincte d'une domiciliation.

D

Déclaration du domiciliataire

Document par lequel le tiers qui fournit l'adresse confirme qu'il accueille l'entité. Lorsque l'adresse de domiciliation est le seul domicile, cette déclaration doit être jointe à la réquisition d'inscription. Mode d'emploi sur la page déclaration du domiciliataire.

Domicile

Adresse précise (rue, numéro, NPA, localité) à laquelle l'entité peut être jointe à son siège. Il ne se confond pas avec le siège, qui est une commune.

Domicile légal

Lieu que la loi retient comme rattachement de la société, tel qu'il est inscrit au registre du commerce. Il détermine le registre compétent. Approfondissement : domicile légal d'une société suisse.

Domiciliataire

Personne ou société qui met son adresse à disposition d'une entité, reçoit son courrier et signe la déclaration requise par le registre du commerce.

Domiciliation

Prestation consistant à fournir une adresse officielle à une entreprise. Elle offre un siège inscrit au registre, sans impliquer la location de bureaux.

Domiciliation de complaisance

Adresse fournie sans lien réel avec l'activité, au seul motif d'afficher un siège. Elle expose l'entreprise à des questions de l'autorité et des partenaires. Voir domiciliation de complaisance.

E

Établissement stable

Installation fixe d'affaires par laquelle s'exerce tout ou partie de l'activité d'une entreprise. Il a des conséquences en matière d'assurances sociales et de fiscalité, et dépend des faits de chaque cas.

Extrait du registre du commerce

Document officiel qui reprend les inscriptions d'une entité : raison sociale, siège, domicile, organes, but. Il fait foi vis-à-vis des tiers et se commande auprès de l'office compétent.

F

FOSC

Feuille officielle suisse du commerce, où sont publiées les inscriptions au registre du commerce. La publication rend les modifications opposables aux tiers.

K

KYC

Sigle de « know your customer ». Il désigne l'obligation, pour certains prestataires, de vérifier l'identité de leurs clients et de comprendre leur activité. Voir KYC et blanchiment dans la domiciliation.

L

LAA

Loi fédérale sur l'assurance-accidents. Elle rend l'assurance obligatoire pour les travailleurs occupés en Suisse, y compris les travailleurs à domicile, apprentis, stagiaires et volontaires.

LBA

Loi sur le blanchiment d'argent. Elle impose des devoirs de diligence à certains intermédiaires, dont l'identification des clients et des ayants droit économiques.

LPP

Loi sur la prévoyance professionnelle, deuxième pilier. Les salariés dépassant un seuil de salaire annuel fixé par la réglementation y sont assurés obligatoirement.

N

Notaire

Officier public qui instrumente l'acte constitutif de certaines sociétés et peut légaliser des signatures. Son rôle varie selon le canton et la nature de l'opération.

NPA

Numéro postal d'acheminement. Avec la rue, le numéro et la localité, il compose l'adresse inscrite comme domicile.

O

Office du registre du commerce

Autorité cantonale qui examine les réquisitions et tient le registre de son arrondissement. En cas de transfert, l'office du nouveau siège est compétent et informe celui de l'ancien siège, qui radie sans nouvel examen.

ORC

Ordonnance sur le registre du commerce. Elle précise les inscriptions à effectuer, les pièces justificatives et le traitement des adresses, de la domiciliation et du transfert de siège.

R

Raison individuelle

Forme d'entreprise sans personnalité juridique distincte, exploitée par une seule personne qui répond de ses engagements sur l'ensemble de ses biens. Elle a son propre siège, déterminé selon les faits.

Raison sociale

Nom sous lequel la société est inscrite au registre du commerce. Sa disponibilité se vérifie avant la constitution.

Registre du commerce

Registre public où sont inscrites les sociétés et d'autres entités, avec leur siège, leur domicile et leurs organes. Il rend ces informations accessibles à chacun.

Réquisition d'inscription

Demande adressée à l'office du registre du commerce pour inscrire, modifier ou radier une entité. Elle est accompagnée des pièces exigées, comme la décision de modification des statuts en cas de transfert.

S

SA

Société anonyme. Forme de société de capitaux dont les titulaires sont des actionnaires. Pour elle, la déclaration du domiciliataire fait partie des pièces exigées lorsque l'adresse est une simple domiciliation.

Sàrl

Société à responsabilité limitée. Les associés y sont inscrits au registre et les décisions importantes, comme le transfert de siège, relèvent de l'assemblée des associés.

Siège

Rattachement de l'entité à une commune politique, inscrit au registre du commerce. C'est la notion de base du présent glossaire ; voir aussi la page sur le siège social d'entreprise.

Siège effectif

Lieu où se prennent réellement les décisions de gestion. Il peut différer du siège statutaire et compte pour l'appréciation de la réalité d'une implantation.

Statuts

Document fondamental de la société, qui fixe notamment sa raison sociale, son siège et son but. Un changement de siège oblige à les modifier lorsqu'ils nomment la commune.

Substance économique

Ensemble des moyens humains et matériels qui rattachent réellement une société à son lieu d'implantation. Ce critère est examiné par les autorités fiscales et les banques. Voir substance économique.

Succursale

Établissement dépendant d'une entreprise, sans personnalité juridique propre, inscrit à un autre endroit que le siège principal. Elle se différencie du siège, comme l'explique la page siège et succursale.

T

Transfert de siège

Déplacement du siège d'une entité vers une autre commune ou un autre canton. L'entité requiert son inscription au nouveau siège, et les deux inscriptions sont faites le même jour. Pour une personne morale, la décision de modification des statuts et les signatures légalisées sont produites. Suite sur la page transfert de siège.

TVA

Taxe sur la valeur ajoutée. L'assujettissement d'une société dépend de son activité et de ses chiffres d'affaires, pas de la seule adresse de son siège.

Z

Zefix

Index central des raisons de commerce, géré par la Confédération. Il permet de rechercher une entité inscrite et de contrôler qu'une raison sociale est libre.